ریکاوری یا بازیابی اطلاعات نرم ‌افزار حسابداری

در دنیای امروز، داده های حسابداری به عنوان یکی از حیاتی ترین دارایی های هر کسب و کار شناخته می شوند. این داده ها شامل اطلاعات مالی، تراکنش های بانکی، حقوق و دستمزد کارکنان، اطلاعات مشتریان، گزارش های مالیاتی، صورت های مالی و سایر جزئیات مهم حسابداری هستند که از دست دادن آن ها می تواند منجر به خسارات مالی سنگین، اختلال در عملیات کسب و کار و حتی جریمه های قانونی شود. به همین دلیل، ریکاوری اطلاعات حسابداری یا بازیابی اطلاعات حسابداری یکی از وظایف اصلی و حیاتی حسابداران، مدیران مالی و متخصصان فناوری اطلاعات است. در این مقاله، به بررسی اهمیت ریکاوری اطلاعات حسابداری، خطرات احتمالی برای داده های حسابداری، هزینه های بالای بازیابی اطلاعات، روش های پیشگیری از دست دادن داده ها و راهکارهای موثر برای محافظت از اطلاعات حسابداری می پردازیم.

اهمیت داده‌ های حسابداری

داده‌های حسابداری نقش اساسی در تصمیم‌ گیری‌های مالی و مدیریتی ایفا می‌کنند. این داده‌ها نه تنها برای تهیه گزارش‌های مالی، پرداخت مالیات، انجام تراکنش‌های بانکی، و مدیریت جریان نقدی ضروری هستند، بلکه برای تحلیل عملکرد کسب‌ و کار، برنامه‌ ریزی استراتژیک، پیش‌ بینی مالی، و بهبود فرآیندهای داخلی نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند. از دست دادن این اطلاعات حیاتی می‌تواند باعث اختلال در عملیات روزمره کسب‌ و کار، از دست دادن اعتماد مشتریان، تخلفات قانونی، جریمه‌های مالیاتی، و حتی ورشکستگی کسب‌ و کار شود. بنابراین، حفاظت از داده‌های حسابداری، ایمن‌ سازی اطلاعات مالی، و اطمینان از امکان بازیابی داده‌ها در صورت بروز مشکلات یک اولویت اساسی برای هر سازمان است.

93 درصد از شرکت‌ هایی که به دلیل یک اتفاق، دسترسی به دیتاهای خود را برای مدت ده روز یا بیشتر از دست داده‌اند، در کمتر از یک سال ورشکست شده‌اند. همچنین، 50 درصد از کسب‌ و کارهایی که در چنین شرایطی، مدیریت داده‌ های خود را از دست داده‌ اند، بلافاصله اعلام ورشکستگی کرده‌ اند. این ارقام هشداردهنده به وضوح نشان می‌دهند که داشتن یک طرح بازیابی اطلاعات برای هر کسب‌ و کاری ضروری است. بدون چنین طرحی، شرکت‌ها در معرض خطرات جدی مالی، اختلال در عملیات و حتی از دست دادن اعتماد مشتریان قرار می‌گیرند.

ریکاوری اطلاعات حسابداری

حسابداران نه تنها مسئول ثبت و مدیریت داده‌ های مالی هستند، بلکه باید اطمینان حاصل کنند که این داده‌ ها در برابر خطرات مختلف محافظت می‌شوند آن ها باید برنامه ‌ای منظم برای پشتیبان‌ گیری از داده‌ها داشته باشند. این برنامه باید شامل ایجاد نسخه‌ های پشتیبان منظم، ذخیره‌ سازی آن‌ها در مکان‌های امن، و تست دوره‌ای امکان بازیابی داده‌ها باشد که در صورت بروز مشکل، امکان بازیابی آن‌ها وجود داشته باشد.

با این حال ممکن است اطلاعات حسابداری به دلیل خرابی سخت ‌افزار، خطای انسانی، حملات سایبری، یا بلایای طبیعی و… از بین برود که در این صورت ریکاوری اطلاعات حسابداری شامل فرآیند بازگرداندن داده‌ های از دست رفته یا آسیب‌ دیده ضرورت می یابد.

فرآیند ریکاوری اطلاعات باید به افراد متخصص در این زمینه محول شود چرا که یک اقدام تخصصی بوده وانجام هرگونه اشتباه در این فرآیند ممکن است باعث از دست دادن همیشگی داده ها شود برای این منظور افراد باید به شرکت های ریکاوری اطلاعات مراجعه کرده با پرداخت هزینه های لازم اطلاعات مالی و حسابداری مجموعه را بازگردانی کنند.

در فرآیند ریکاوری، ممکن است داده‌ها در معرض خطر دسترسی غیرمجاز قرار بگیرند. بنابراین، اطمینان از امنیت داده‌ها در طول فرآیند بازیابی و انتخاب شرکت ریکاوری اطلاعات مورد اعتماد از اهمیت بالایی برخوردار است.

هزینه‌های بازیابی اطلاعات

ریکاوری اطلاعات فرآیندی پیچیده و پرهزینه است. هزینه‌ های بازیابی داده‌ ها به عوامل مختلفی مانند میزان داده‌ های از دست رفته، نوع آسیب، و روش‌ های مورد نیاز برای بازیابی بستگی دارد. هزینه استفاده ازخدمات شرکت‌های تخصصی ریکاوری برای بازگرداندن داده های نرم افزار حسابداری با توجه به حجم بالای اطلاعات مالی در اکثر مواقع بسیار گران خواهد بود.

علاوه بر هزینه‌های مالی، بازیابی اطلاعات زمان‌ بر است و ممکن است باعث اختلال در عملیات کسب ‌وکار شود. در برخی موارد، داده‌ها به طور کامل قابل بازیابی نیستند، که این امر می‌تواند خسارات جبران ‌ناپذیری برای مجموعه به همراه داشته باشد.

خطرات تهدید کننده داده‌ ها در نرم ‌افزارهای حسابداری آفلاین

نرم ‌افزارهای حسابداری آفلاین مانند هلو، سپیدار، پارسیان، و چرتکه، اگرچه محبوب هستند، اما به دلیل وابستگی به سیستم‌ های محلی و سرورهای داخلی، در معرض خطرات امنیتی و فنی متعددی قرار دارند. برخی از این خطرات عبارتند از:

۱. خرابی سخت‌ افزار

سخت‌افزارهای کامپیوتری ممکن است به دلایل مختلفی مانند فرسودگی، نوسانات برق، یا حوادث فیزیکی دچار خرابی شوند. در این صورت، داده‌های ذخیره ‌شده روی هارددیسک‌ها ممکن است به طور کامل از دست بروند.

۲. خطای انسانی

حذف تصادفی فایل‌ها، فرمت‌کردن اشتباهی درایوها، یا نصب نادرست نرم‌افزارها می‌تواند باعث از دست رفتن داده‌های حسابداری شود.

۳. حملات باج ‌افزاری

باج‌افزار ها یکی از خطرناک ‌ترین تهدیدات برای نرم‌ افزارهای حسابداری آفلاین هستند. این بدافزارها داده‌ها را رمزگذاری می‌کنند و برای بازگرداندن آن‌ها درخواست باج می‌کنند. حتی اگر باج پرداخت شود، هیچ تضمینی برای بازگشت داده‌ها وجود ندارد.

۴. ویروس‌ها و بدافزارها

ویروس‌ ها و بدافزارها می‌توانند به سیستم‌ ها نفوذ کرده و داده‌ها را خراب یا پاک کنند. این خطر به ویژه در سیستم ‌هایی که از نرم‌ افزارهای امنیتی به ‌روز استفاده نمی‌کنند، بیشتر است.

۵. حوادث

حوادثی مانند آتش‌سوزی، سیل، زلزله یا سرقت می‌توانند به سرورها و سیستم‌های محلی آسیب برسانند و باعث از دست رفتن داده‌ ها شوند.

آسیب هایی که به دنبال نوسانات برقی به سیستم و اطلاعات برنامه وارد می شود نیز دلیل مهم دیگری است که کاربران را ناچار به ریکاوری اطلاعات نرم افزار حسابداری می کند.

راهکارهای محافظت از داده‌های حسابداری

برای کاهش خطر از دست رفتن داده‌ها و کاهش هزینه‌ های بازیابی، راهکارهای متعددی وجود دارد. یکی از موثرترین این راهکارها، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین مانند فینتی است.

۱. استفاده از نرم ‌افزارهای حسابداری آنلاین

نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین مثل فینتی، داده‌ها را روی چندین سرور امن و توزیع ‌شده ذخیره می‌کنند. این ویژگی باعث می‌شود که حتی در صورت خرابی یک سرور، داده‌ها از طریق سرورهای دیگر قابل دسترسی باشند. همچنین، این نرم ‌افزارها از زیرساخت‌ های امنیتی قوی مانند رمزگذاری داده‌ها، احراز هویت دو مرحله‌ ای، و مانیتورینگ مداوم استفاده می‌کنند.

یکی از مزایای اصلی نرم‌افزارهای آنلاین این است که داده‌ها حتی در صورت خرابی یا دزدیده ‌شدن سیستم‌های محلی، دست‌نخورده باقی می‌مانند. زیرا داده‌ها روی سرورهای ابری ذخیره می‌شوند و به سیستم‌های محلی وابسته نیستند.

همچنین نرم افزارهای حسابداری ابری به طور خودکار از داده ‌ها نسخه‌ های پشتیبان تهیه می‌کنند. در صورت از دست رفتن اطلاعات، می‌توان از این نسخه‌های پشتیبان برای بازیابی داده‌ها استفاده کرد.

۲. ایجاد نسخه ‌های پشتیبان منظم

ایجاد نسخه‌ های پشتیبان منظم از داده‌ها ضروری است. این نسخه‌ ها باید در مکان‌ های امن و جداگانه ذخیره شوند تا در صورت بروز مشکل، بتوان داده‌ ها را به سرعت بازیابی کرد که در برخی نرم افزار ها مثل نرم افزار حسابداری فینتی پشتیبان گیری به صورت خودکار انجام می گیرد.

۳. استفاده از نرم‌ افزارهای امنیتی

نصب و به ‌روزرسانی نرم ‌افزارهای ضد ویروس و فایروال می‌تواند از نفوذ بدافزارها و باج‌ افزارها به سیستم‌ها جلوگیری کند.

آنتی ویروس مورد استفاده باید به طور مناسب و با حساسیت بالا انتخاب شود و به طور منظم آپدیت شود چرا که این نرم افزارها مرتب خود را در برابر ویروس های جدید به روز می کنند.

۴. آموزش کارکنان

آموزش کارکنان درباره خطرات امنیتی و روش‌های جلوگیری از آن‌ها، می‌تواند به کاهش خطاهای انسانی و حملات سایبری کمک کند.

باز نکردن ایمیل ها و سایت های مشکوک

با باز کردن سایت های نا ایمن که از پروتکل https پیروی نمی کنند یا کلیک بر روی ایمیل های مشکوک ممکن است سیستم درگیر ویروس ها و بد افزار هایی شود که اطلاعات شرکت از جمله اطلاعات حسابداری را تهدید می کنند.

این اقدامات نه تنها از داده‌های حسابداری محافظت می‌کنند، بلکه به افزایش کارایی، کاهش ریسک‌های مالی، و حفظ اعتبار کسب‌ و کار در بلندمدت کمک می‌کنند.

جمع بندی

داده ‌های حسابداری به عنوان یکی از حیاتی‌ ترین دارایی ‌های هر کسب‌ و کار، باید به دقت محافظت شوند. محافظت و بازیابی اطلاعات حسابداری نه تنها یک وظیفه فنی، بلکه یک مسئولیت مهم برای حسابداران و مدیران مالی است. خطراتی مانند خرابی سخت ‌افزار، خطای انسانی، و حملات باج‌ افزاری می‌توانند داده‌ها را تهدید کنند و هزینه‌های بالایی برای بازیابی آن‌ ها ایجاد نمایند.

با این حال، با استفاده از راهکارهایی مانند انتخاب نرم ‌افزارهای حسابداری آنلاین ، ایجاد نسخه‌ های پشتیبان منظم، و آموزش کارکنان، می‌توان خطرات را به حداقل رساند و امنیت داده‌ها را تضمین کرد. نرم ‌افزارهای آنلاین به دلیل ذخیره ‌سازی داده‌ها روی چندین سرور و استفاده از زیرساخت‌ های امنیتی قوی، احتمال آسیب ‌پذیری اطلاعات را به صفر می‌رسانند و حتی در صورت خرابی یا دزدیده ‌شدن سیستم‌ های محلی، داده‌ها را ایمن نگه می‌دارند پس با وجود استفاده از نرم افزار های حسابداری آنلاین همانند فینتی به ریکاوری اطلاعات حسابداری نیاز پیدا نخواهید کرد.

با اجرای راهکارهای ذکر شده، کسب ‌و کارها می‌توانند از داده‌ های حسابداری خود محافظت کنند و از خسارات ناشی از از دست رفتن اطلاعات جلوگیری نمایند و درصورتی که داده های حسابداری خود را از دست دادند می توانند با مراجعه به شرکت های ریکاوری مورد اعتماد داده ها را بازگردانی کنند.

از اینکه زمان خود را صرف خواندن این مقاله در وبسایت نرم افزار مدیریت تعمیرگاه و حسابداری آنلاین فینتی کرده اید سپاسگزاریم.